Wat is een coördinator Directe Toegang?
Elke school (-locatie) heeft een zogenoemde coördinator Directe Toegang. De coördinator is de verbindende schakel tussen iedereen die binnen en buiten de school betrokken is bij de voorbereiding van toegang tot digitale leermiddelen, direct vanaf de start van het nieuwe schooljaar. Een aanspreekpunt binnen en buiten de school is belangrijk om de toegang tot digitaal lesmateriaal bij de schoolstart soepel te laten verlopen. Het hebben van één aanspreekpunt is ook essentieel voor het goed verlopen van de communicatie over toegang tot digitaal lesmateriaal
Binnen
Binnen de school voert de coördinator regie op de voorbereidingen die de school moet treffen om toegang tot digitale leermiddelen goed en tijdig te regelen. De coördinator organiseert samenspraak tussen alle betrokkenen. Denk bijvoorbeeld aan afstemming met de leermiddelencoördinator. Of denk aan afspraken met de schooladministratie, over tijdig inschrijven van nieuwe leerlingen in het leerlingadministratiesysteem. Nog vóór de zomer, opdat nieuwe leerlingen tijdig een inlognaam en wachtwoord kunnen krijgen voor hun schoolaccount. Of denk aan overleg met applicatie- en ELO-beheerders die moeten zorgen dat de leeromgeving op tijd wordt ingericht met de juiste leerlingen en linkjes. De coördinator is de spil in de interne voorbereidingen van de school, houdt overzicht en zorgt dat alle betrokkenen de planning kennen die leidt tot een vlekkeloze start van het schooljaar.
Buiten
Naar buiten toe is de coördinator Directe Toegang het eerste aanspreekpunt voor diverse samenwerkende leveranciers die betrokken zijn bij de toegang tot en het gebruik van digitale leermiddelen.
Wat doet de coördinator Directe Toegang concreet?
Onderstaand zie je welke taken de coördinator vervult in de voorbereiding van de schoolstart en als aanspreekpunt door het jaar heen. De coördinator:
is aanspreekpunt voor distributeurs, uitgeverijen en andere leveranciers, betrokken bij directe toegang tot digitale leermiddelen;
geeft op uitnodiging van de distributeur de uitleverkeuze van de school door aan de Centrale Registratie. De uitleverkeuze zegt hóe leerlingen toegang krijgen tot hun digitaal lesmateriaal;
coördineert de interne voorbereidingen van betrokkenen binnen de school om tot een vlekkeloze start van het schooljaar te komen;
is aanspreekpunt voor docenten en leerlingen bij vragen of problemen met toegang tot digitale leermiddelen.
Uitleverkeuze?
De uitleverkeuze is de manier waarop leerlingen toegang krijgen tot hun digitaal lesmateriaal. In de basis zijn er drie manieren waarop de school leerlingen toegang kan bieden tot digitale leermiddelen:
Heeft uw school een ELO of portaal en heeft uw school een extern leermiddelenfonds (ELF) of een gefaciliteerd leermiddelenfonds (GLF)? Dan zet de distributeur de linkjes voor de individuele leerlingen klaar in de ELO of het portaal.
Heeft uw school een ELO of portaal en heeft de school een intern leermiddelenfonds (ILF)? Dan zet de distributeur de linkjes klaar voor de ELO-beheerder. Die beheerder wijst de linkjes vervolgens toe aan individuele leerlingen of aan de juiste groep.
Kiest uw school voor ‘activeringscodes’ om bij het digitaal lesmateriaal te komen? Dan logt iedere leerling individueel in op de website van de uitgeverij met zijn Entree Account. Om bij het lesmateriaal te komen is een activeringscode nodig. De stappen verschillen per uitgeverij. Een aantal gespecialiseerde uitgeverijen biedt lesmateriaal aan via het ‘linkjesportaal.edu-ix.nl’.
Verschillende uitleverkeuzes leveren voor de coördinator Directe Toegang verschillende taken op. Onderstaand zijn deze per situatie kort omschreven.
Situatie 1: School biedt toegang tot digitale leermiddelen via ELO of eigen schoolportaal
In deze situatie is het van belang dat de gegevens van de ELO of het schoolportaal en andere systemen rond digitale leermiddelen juist en volledig bekend zijn bij de ICT-verantwoordelijken op school en bij de distributeur. De coördinator Directe Toegang ontvangt dan ook jaarlijks een uitnodiging van de distributeur om deze gegevens te verifiëren in de zogenoemde Centrale Registratie. Dit geldt niet wanneer een school geen gebruik maakt van de diensten van een distributeur.
Zo nodig actualiseert de coördinator de gegevens. Is de registratie actueel en correct, dan ziet de coördinator erop toe dat de technische koppeling(en) worden getest. Uiteindelijk zorgt de coördinator dat de ELO of het schoolportaal met de juiste linkjes wordt ingericht. In deze taken wordt de coördinator ondersteund door de betrokken leveranciers.
Situatie 2 School biedt toegang tot digitaal lesmateriaal via distributeursportaal
In deze situatie heeft de coördinator geen aanvullende taken. Afhankelijk van de distributeur kan de coördinator wel bericht krijgen, dat de linkjes naar de leermiddelen klaar staan in het distributeursportaal.
Situatie3: School biedt toegang tot digitaal lesmateriaal via uitgevers
De coördinator ontvangt bericht van de diverse uitgevers over hoe de activeringscodes voor hun methodes beschikbaar komen. De coördinator verzamelt de informatie en leidt deze door naar de juiste personen binnen de school.
De coördinator kan e-mail ontvangen over:
docentmateriaal en door wie het besteld is;
vindplaatsen van instructiemateriaal, voorbeeldmailtjes om docenten en leerlingen te informeren over inloggen;
de geldende ketenafspraken tussen scholen en samenwerkende leveranciers die Directe Toegang tot digitale leermiddelen mogelijk maken.
Achtervang
Goede invulling van de rol van coördinator Directe Toegang is van cruciaal belang voor een vlekkeloze start van het nieuwe schooljaar. Valt de coördinator weg, dan zijn digitale leermiddelen mogelijk niet op tijd beschikbaar voor de start van het nieuwe schooljaar. Vanwege deze kwetsbaarheid is het verstandig op voorhand al een achtervang te regelen.
Contactgegevens coördinator delen met distributeur
Het is belangrijk dat de distributeur over de actuele contactgegevens beschikt van de coördinator Directe Toegang. Geef mutaties daarom direct door aan uw distributeur:
VanDijk: digitaal@vandijk.nl
Iddink: support.digitaal@iddink.nl
Osingadejong: dtdl@osingadejong.nl
Klankbordgroep
Coördinatoren Directe Toegang kunnen ook deelnemen aan de klankbordgroep VO-scholen. Hier treffen scholen en leveranciers elkaar drie tot vier keer per jaar. Belangrijke veranderingen en technische wijzigingen in de leermiddelenketen worden in een vroeg stadium gedeeld. Als coördinator Directe Toegang praat je actief mee in Programma Start Schooljaar. De vergaderingen zijn meestal in de middag tegen het einde van de dag.
Belangstelling voor de klankbordgroep? Meld je aan bij info@stichtingsem.org